Como aproveitar as férias sem perder o controle financeiro da empresa?

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Tirar férias é necessário até mesmo para o mais ocupado dos empresários, já que isso garante uma nova perspectiva e um novo fôlego para os negócios. Apesar disso, a folga não pode significar perder o controle financeiro da empresa porque se não, ao retornar, você vai encontrar dificuldades para colocar a empresa novamente nos trilhos.

Mas será que é possível aproveitar as férias e manter o controle financeiro da empresa? Descubra a seguir como fazer isso de uma maneira simples.

Tenha um planejamento pessoal

Tirar férias de maneira espontânea e imprevista pode ser bastante tentador, mas se você fizer isso são grandes as chances de que todo o setor financeiro da sua empresa fique totalmente descontrolado enquanto você relaxa e curte bons momentos. Por isso, para não perder o controle financeiro da empresa tudo começa com um bom planejamento pessoal.

Defina quando você vai tirar férias, por quanto tempo, quão distante você estará da empresa e se, no caso de algum imprevisto, você poderá gerir os negócios à distância. Quanto mais longas forem as férias ou quanto mais incomunicável você for ficar, mais detalhado precisa ser o seu planejamento para que nada fique fora do lugar.

Utilize um sistema de controle financeiro

O planejamento das suas férias, inclusive, começa com organizar a casa desde já. Para isso, se ainda não usa, você precisa começar a utilizar um sistema de controle financeiro. Esse sistema financeiro conta, por exemplo, com a geração de relatórios e balancetes, com uma conciliação bancária e também com o planejamento de pagamentos e recebimentos futuros.

Como você estará fora por um período, é muito importante que o controle financeiro desse período esteja devidamente planejado. Se você vai sair de férias no final de mês e essa é a hora de fazer compras com o fornecedor, é preciso designar no controle financeiro o lançamento correspondente ao pagamento. Se, por outro lado, é a hora de receber dos clientes, é necessário planejar de quanto será esse recebimento.

Delegue tarefas

Como você estará de férias, precisará transformar os seus colaboradores em seus olhos, mãos e cérebro. Nessas horas, delegar é preciso para que cada um saiba exatamente o que é preciso fazer.

Como você não vai ficar trabalhando de onde estiver ― afinal, são férias ― é muito importante que você designe tarefas de acordo com a capacidade e experiência dos seus colaboradores. Ao fazer isso, você garante que a gestão financeira se mantenha a mais organizada possível.

Estabeleça métricas temporárias

Também é necessário estabelecer métricas temporárias, ou seja, métricas que funcionem apenas para esse período em que você estiver de férias. Essas métricas vão servir como uma espécie de alerta de emergência: caso um número apareça ou não seja atingido, você precisará ser contatado para resolver a questão.

Uma das métricas mais importantes diz respeito à quantidade de operações imprevistas e à taxa de sucesso no fechamento de caixa. Se enquanto você estiver de férias surgirem muitas operações imprevistas, como pagamentos atípicos, há um sinal de que a gestão financeira pode sair do controle em breve. O mesmo vale para o fechamento de caixa: se os valores estão sendo conflitantes consecutivamente, é sinal de algo está errado e que precisa ser avaliado.

Deixe orientações claras

Somente definir as métricas não vai ser o bastante e por isso você precisa deixar orientações claras sobre quando você deve ser chamado ou informado. Isso é importante, inclusive, para que você não tenha que interromper suas férias sem que haja real necessidade.

Também é necessário deixar instruções claras sobre o que deve ser feito e como deve ser feito para que em seu retorno o controle financeiro tenha sofrido o mínimo de alterações possível.

É possível aproveitar as férias e ainda manter o controle financeiro da empresa. Ter planejamento, utilizar um sistema de controle e preparar o setor para o período ausente são as ferramentas mais importantes para garantir que isso seja possível.

Quais são seus maiores desafios e receios em relação ao controle financeiro da empresa ao tirar férias? Como você dribla essas questões? Comente e participe!

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