Quais documentos preciso manter na minha empresa?

Quais documentos preciso manter na minha empresa?


A gestão de documentos em uma empresa é muito importante, uma vez que envolve legislações e até mesmo casos em que as empresas precisam se resguardar, na hipótese de algum imprevisto acontecer. Porém frequentemente, muitos gestores acabam se perguntando “quais documentos devo manter na empresa?” E no post de hoje, vamos falar exatamente sobre a gestão de documentos, quais devem ser arquivados e qual é o tempo de arquivamento de cada categoria. Continue acompanhando e descubra mais!

Documentos relacionados à pessoa jurídica

Parece óbvio dizer isso, mas documentos como: alvará, CNPJ e Inscrição Municipal e Estadual devem ser mantidos pela — e, de preferência, na — empresa. Isso porque em caso de alguma fiscalização, por exemplo, são eles que comprovam que a empresa está em dia com suas obrigações e operando dentro da regularidade. Esses documentos devem ser guardados por toda a vida da empresa.

Documentos relacionados ao departamento pessoal

Documentos como recibo de férias, concessão de aviso prévio, demonstrativo de pagamento de salário, entre outros, também devem ser arquivados pela empresa. Nesse caso, o ideal é que sejam guardados por um prazo de cinco anos, a contar da data da emissão do documento. Já a documentação relacionada ao pagamento de FGTS requer o arquivamento por um período de 30 anos.

Documentos fiscais

Documentos tributários, assim como os livros fiscais, normalmente precisam ser arquivados pela empresa por um prazo de cinco anos. Já os livros Diário e Razão, devem ser guardados por toda a vida da empresa. Com relação aos documentos previdenciários, o ideal que sejam mantidos por um prazo de 10 anos.

Quais documentos preciso manter na empresa e quais podem ficar com a contabilidade?

Em alguns casos, a contabilidade ainda é a responsável por gerar documentos contábeis e fiscais — até mesmo alguns relacionados ao departamento pessoal. Contudo, o ideal é que a própria empresa faça o arquivamento desses documentos. Isso porque as documentações geradas — mesmo que pela contabilidade — devem ser guardadas para que sejam apresentadas em uma eventual fiscalização.

Com isso, a contabilidade continua contribuindo para que as empresas cumpram com suas obrigações, principalmente no que diz respeito ao entendimento do volume e das mudanças na legislação pelo país. Mas ela passa a atuar mais como uma consultora da empresa, aconselhando sobre as práticas corretas, fornecendo consultorias e auditorias de processos e auxiliando até mesmo na gestão de riscos.

Saiba quais são os benefícios de uma assessoria contábil para sua empresa

A gestão de documentos, além de contribuir para que as empresas cumpram o que é determinado pela legislação, acaba se tornando uma forma de melhorar a organização, além de ser pré-requisito para empresas que desejam obter a certificação da ISO 9001. Portanto, além de fazer o arquivamento dos documentos, é importante que essa prática seja feita da forma mais organizada possível, o que acaba facilitando na hora da busca por esses documentos.

O que você achou desse artigo? Já sabia da importância do arquivamento dos documentos na empresa? Ainda ficou com a dúvida sobre algum documento que não mencionamos? Então conte-nos através dos comentários e conte com a Incont para esclarecer melhor suas dúvidas.

 

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Saiba como seus dados em comentários são processados.