Como fazer o fluxo de caixa da sua empresa

Um dos fatores que ajudarão a definir o sucesso de um negócio é a gestão financeira. Para isso, fazer um fluxo de caixa impecável é fundamental para que esse sucesso aconteça. Através dele, você terá dados que ajudarão na tomada de decisões e que otimizarão a sua empresa, tal como saber o melhor momento de repor os estoques, fazer investimentos e saber aonde está o problema, caso haja um. E para você dispor de todos os benefícios que o fluxo de caixa oferece, acompanhe este post que fizemos para você com dicas de como fazer uma gestão financeira de qualidade e manter o seu negócio saudável financeiramente. Confira:

Como começar a fazer um fluxo de caixa

O primeiro passo para começar um fluxo de caixa é fazer um levantamento do seu saldo inicial, incluindo dinheiro que entra e sai do caixa, saldos bancários, cheques e estoque. Se você está começando a montar seu fluxo de caixa agora, contabilize o que você tem de dados hoje. Diariamente, devem ser anotadas as entradas e saídas da sua empresa, e não se esquecendo de nada (vendas à vista, pagamentos de salários, impostos, fornecedores, etc.).

Você pode usar uma planilha no computador, utilizar um sistema de gestão integrado ou ainda fazer isso de forma manual. Organização é fundamental neste processo de gestão e controle financeiro, mas para tal, recomendamos a implantação de um sistema de automação integrado, fazendo a comunicação entre todos os setores da empresa como compras, recursos humanos e financeiro.

Levantamento de informações

As informações que irão compor o seu fluxo de caixa deverão ser levantas a partir de dados conhecidos e projetados. Com isso, você terá um levantamento de todo o seu recurso disponível e todos os pagamentos programados, definindo uma linha financeira real do seu negócio.

Movimentações de caixa

Saldo inicial refere-se a todo valor existente na sua empresa no período inicial do levantamento. Aqui entram saldos bancários, dinheiros, cheques (mesmos os pré datados), cartões de crédito e débito, estoque disponível, etc. As entradas de caixa referem-se a todos os recebimentos que sua empresa tem diariamente. Diferente das entradas de caixa, as saídas são relativas a todos os pagamentos e vendas que são feitos. Neste caso é preciso contabilizar inclusive os brindes, cortesias, pro labores, telefone, material de escritório, etc. Este é valor resultante da soma entre o saldo inicial e as entradas, subtraindo as saídas.

Categorizando as entradas e saídas

Para fazer um fluxo de caixa perfeito, é preciso separar as entradas e saídas em categorias. Um exemplo pode ser separando as saídas em despesas, fornecedores e outras saídas. Dentro de despesas, pode haver ainda uma nova categorização, separando as despesas administrativas das comerciais, por exemplo. O mais importante é manter todas as saídas semelhantes em um mesmo tipo de lançamento. Com as entradas, deve ser da mesma forma e cada tipo de recurso deve ser lançado de forma categorizada.

Definir centros de custos

Para que os lançamentos sejam mais precisos ao fazer fluxo de caixa, é importante que centros de custos sejam definidos para cada tipo de transação efetuada. Com isso, você conseguirá analisar quais as entradas e saídas relacionadas a cada departamento e tipo de despesa, auxiliando na análise do destino de cada operação financeira do seu negócio. Planejamento e integração entre os colaboradores é a chave para que tudo seja registrado de forma mais fiel possível.

Fluxo de caixa projetado

Com o crescente número de clientes (e até mesmo sua empresa) pagando a prazo, é preciso fazer projeções no fluxo de caixa. Para isso, você deverá lançar todas as entradas e saídas futuras (cartões de crédito, duplicatas, financiamentos, venda parcela, etc.). O fluxo de caixa projetado te indicará as melhores datas para pagar fornecedores e estabelecer outras datas de vencimentos, por exemplo. Funcionará como um termômetro para te mostrar qual o seu período entre vender e receber uma mercadoria, quando repor o estoque, qual o seu poder de negociação, entre outros.

Ao fazer um fluxo de caixa projetado você terá dados para avaliar seu negócio a médio, curto e a longo prazo. Uma boa métrica de avaliação é comparar o realizado com o projeto, de modo a identificar o que se concretizou e o que ficou deficitário. Com estes dados você identificará direitinho o que precisa aperfeiçoar no seu negócio e quais processos e mercadorias estão caminhando bem.

Verifique o fluxo de caixa diariamente

Fazer um acompanhamento mais ou menos é o mesmo que não fazê-lo. O que você ganhará se não acompanhar todos os dias o seu fluxo de caixa e não fizer todos os lançamentos detalhadamente é um panorama irreal do seu negócio e isso ninguém precisa.

Planeje e gerencie o estoque

Como dissemos, estoque é dinheiro, mesmo que seja um capital imobilizado, você fará seus recursos girarem através do seu estoque. Perguntas como “qual o limite mínimo e máximo de estoque de cada mercadoria?” devem ser respondidas para lhe ajudar no controle dos seus recursos. Ao avaliar seu estoque, reveja seus produtos e a venda de cada um. Talvez seja a hora de você reavaliar algumas coisas que você vende, focando mais nos que mais te dão retorno financeiro e visibilidade.

Tenha um sistema para gestão financeira

Como dissemos, você pode fazer um fluxo de caixa manualmente ou através de uma planilha. Acontece que qualquer uma dessas duas formas vai ser sempre um quebra galho. Um sistema de automação lhe dará integração entre os setores e ajudará muito no seu controle de estoque e categorização das entradas e saídas. Além disso, o controle dos eventuais desvios identificados, das possíveis aplicações ineficientes dos recursos disponíveis e a apresentação da liquidez da empresa é feita de forma imediata com um destes sistemas.

Analisando saldos negativos

Não necessariamente saldo negativo é sinal de prejuízo. Saldo é o que ficou no caixa, lucro ou prejuízo é o resultado da apuração do resultado entre as vendas menos despesas e custos. Acontece que se o saldo ficar negativo com frequência, é preciso acender um alerta já que muito mais dinheiro está saindo do que entrando efetivamente. É preciso analisar se não há muito capital empatado em estoque, muitas vendas a prazo e pagamentos de despesas à vista, etc.

E aí? Preparado para começar a fazer a gestão financeira e o fluxo de caixa da sua loja? Como você fazia essa gestão antes das nossas dicas? Conte através dos comentários e compartilhe sua experiência. Participe da conversa!

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